Perancangan Kerja atau Work Program

Dalam membuat jadual perancangan kerja atau “work program”, perkara asas yang perlu kita fahami adalah flow kerja atau sequence kerja.

Microsoft Project adalah tool untuk membantu kita untuk monitor & control kerja-kerja di tapak.

Apa guna jika kita merancang kerja tetapi kita tidak follow apa yang kita rancang dan mengawal kerja yang kita rancang.

Disini kami Cantikwall sentiasa menggunakan CPM/Work Program Preparation dan juga membuat project monitoring di dalam projek kami.

Apa Itu Work Program: CPM dan S-Curve? 

Cantikwall akan menerangkan berkenaan fungsi Program Kerja (Work Program) dalam satu-satu Pengurusan Projek. Dalam membuat jadual perancangan kerja atau “work program“, perkara asas yang perlu kita fahami adalah aliran (flow) kerja atau turutan (sequence) kerja.

Pengurusan Projek menggunakan Work Program amat penting supaya setiap aktiviti kerja tidak berlaku pembaziran dan boleh mencapai matlamat dalam tempoh masa yang ditetapkan serta mengurangkan risiko supaya projek mendatangkan manfaat tanpa berlaku kerugian.

Dalam perkara Pengurusan Projek (Project Management), penggunaan Critical Path Method (CPM) merupakan alat (tools) yang kerap digunapakai. Perisian seperti MicroSoft Project menjadi antara perisian yang digunakan untuk menggambarkan perjalanan akvitivi dalam perlaksanaan satu-satu projek.

Maksud projek adalah sekumpulan aktiviti yang mempunyai permulaan dan penamat, diuruskan oleh satu-satu organisasi untuk memenuhi matlamat projek. Penamat bagi sesuatu projek adalah apabila matlamat projek telah dapat dicapai.

Setiap projek tidak sama atau boleh dikatakan sebagai unik. Walaupun tajuk projek mungkin sama namun bergantung kepada persekitaran dan matlamat, tamatnya satu-satu projek akan melibatkan perkara seperti objektif tersendiri, sumber, belanjawan, penjadualan kerja,  pasukan kerja dan ukuran hasil pada satu-satu aktiviti.

Objektif projek berbeza mengikut keperluan dan kehendak. Keperluan dan kehendak akan mempengaruhi sumber, belanjawan, penjadualan kerja, pasukan kerja yang dilibatkan dan penilaian pencapaian berdasarkan kos berbanding dengan masa.

Critical Path Method (CPM)  Pengurusan Projek

Critical Path Method (CPM) tidak asing dalam Pengurusan Projek. Pegawai Penguasa Projek perlu memahami, mengetahui bagaimana dan tujuan penggunaan CPM supaya kerugian semasa projek berlangsung ditiadakan atau diminimakan.

CPM membantu dalam hal menyelia dan memantau serta menguruskan projek. Ia juga merupakan alat penting bagi kontraktor agar dapat merancang dan melaksanakan kontrak mengikut perancangan kos, sumber manusia, loji dan jentera.

CPM merupakan suatu kaedah atau methodologi dalam mengenalpasti laluan aktiviti atau item pekerjaan yang kritikal. Jika dilakukan secara manual atau congak-congak, ia amat rumit terutama apabila melibatkan banyak tugasan yang kompleks. Sepertimana dinyatakan sebelum ini, MicroSoft Project adalah antara perisian yang boleh digunakan untuk menyediakan CPM dan dapat menghasilkan carta bar(Bar Chart) atau carta Gantt (Gantt Chart).

CPM adalah satu kaedah untuk menjadual dan menguruskan projek samada yang kompleks atau pun yang mudah.

Bagi projek yang kompleks dan bernilai besar, keperluan menggunakan kaedah CPM perlu diberi perhatian mendalam dan digunakan secara tetap bagi membolehkan pemantauan pencapaian matlamat projek.

Kemahiran membaca Work Program dengan baik supaya dapat diambil tindakan-tindakan pemulihan yang perlu dilaksanakan bagi mengembalikan projek ke landasan asal. Urusan merancang dan menganalisa semua tugasan (Task)  yang akan, sedang dan telah disiapkan sebagai sebahagian daripada projek membolehkan projek tamat dengan jayanya pada masa yang ditetapkan.

CPM boleh mengenalpasti tugasan (task) dalam kategori lewat dan sekiranya pelan pemulihan mahu dilaksanakan, maka sumber-sumber boleh diselaraskan daripada sumber-sumber yang mendahului jadual bagi pemulihan terhadap tugasan yang lewat  dalam jadual.

Gantt Chart-MSP

Untuk mengenalpasti tempoh masa minimum yang diperlukan untuk menyiapkan projek maka CPM digunakan. Bagi pelaksanaan sesuatu projek di mana perlu disegerakan, CPM juga boleh membantu untuk mengenalpasti tugasan (task) yang perlu dilaksanakan terlebih dahulu supaya projek tersebut dapat disiapkan dalam tempoh masa yang ditetapkan.

Secara umumnya, methodologi atau konsep asas CPM adalah sesuatu tugasan baharu tidak boleh dimulakan sehingga satu tugasan lain yang sebelumnya telah siap atau selesai.

Aktiviti-aktiviti ini perlu disiapkan mengikut susun atur (Sequence) di mana setiap peringkat dilaksanakan lebih kurang hampir siap sebelum peringkat seterusnya boleh bermula. Ini dikenali sebagai Sequential Activities.

Manakala, bagi aktiviti lain tidak bergantung pada siapnya sesuatu Task, ia boleh dilaksanakan pada bila-bila masa atau selepas sesuatu peringkat tercapai. Ini adalah Task-task yang tidak bergantung atau dipanggil Parallel Task.

Menyediakan CPM

Untuk menyediakan CPM, perlu disenaraikan semua aktiviti dengan menyatakan tarikh mula paling awal, anggaran tempoh masa untuk disiapkan samada ia dilaksanakan secara serentak (Parallel) atau berturutan(Sequential). Sekiranya berturutan, perlu ditunjukkan peringkat mana ia bergantung.

Penggunaan CPM bersama S-Curve

Penggunaan CPM boleh diselaraskan dan digunakan bersama-sama dengan S-Curve dalam memantau kemajuaan kerja.

Mengamalkan penggunaan CPM dan S-Curve dalam pemantauan projek memudahkan urusan pasukan projek untuk mengikuti pencapaian pada S-Curve dalam setiap laporan kemajuan projek.

S-Curve (Lengkuk-S) sebagai satu alat pengurusan projek yang penting

S-Curve atau Lengkuk-S adalah suatu gambaran hubungan di antara waktu pelaksanaan projek dengan nilai kumulatif kemajuan pelaksanaan projek mulai dari peringkat awal sehingga projek selesai.

S-Curve (graf kuantiti diplot melawan masa) mempamerkan peratusan kemajuan kewangan (kos yang digunakan dan kos bajet), peratus kemajuan fizikal serta tempoh masa pelaksanaan kerja.

Nama S-Curve adalah hasil daripada bentuk ‘S’ di mana ia bercerun landai di peringkat permulaan dan akhir manakala bercerun curam di peringkat pertengahan pelaksanaan projek. Pada peringkat permulaan, ia menggambarkan kemajuan kerja adalah perlahan dan seterusnya akan meningkat.

Pengurusan Projek menggunakan gabungan CPM dan S-Curve

Kaedah S-Curve biasa digunapakai kerana ia adalah mudah.

Namun demikian, penggunaan CPM adalah lebih tepat dan biasanya digunakan terutama bagi projek-projek berskala besar. Urusan pemantauan dan pelaksanaan sesuatu projek dengan rapi boleh menggunakan kedua-dua kaedah tersebut, iaitu CPM dan S-Curve tanpa mengira kategori atau ciri sesuatu projek.

CPM lebih jarang digunakan dalam projek berskala kecil dibandingkan dengan S-Curve disebabkan ramai yang belum biasa dan mahir dengan CPM.

Namun bagi memastikan semua pelaksanaan projek mengikut jadual, adalah amat baik CPM dan S-Curve ini digunakan bersama-sama dalam Pengurusan Projek.

Perkhidmatan oleh Cantikwall

Bagi setiap projek dibawah kendalian Cantikwall akan menggunakan CPM dan S-Curve supaya projek mencapai matlamat.